Hoe verlaag je verzuim zonder de werkdruk op anderen te verhogen?

Verzuim is een groot en kostbaar probleem voor veel organisaties. Wanneer een medewerker uitvalt, moet het werk vaak worden opgevangen door collega’s. Dit lijkt een logische oplossing, maar in de praktijk zorgt het voor extra druk op het team. Hierdoor kunnen medewerkers overbelast raken, wat op termijn leidt tot nog meer verzuim. Een vicieuze cirkel die veel bedrijven maar moeilijk weten te doorbreken. In dit blog bespreken we de valkuilen én effectieve strategieën om verzuim structureel te verlagen.

Waarom het doorschuiven van werk geen duurzame oplossing is

In sommige gevallen kan het tijdelijk verdelen van werk prima werken, bijvoorbeeld bij een korte afwezigheid. Maar wanneer verzuim structureler wordt, brengt deze oplossing serieuze risico’s met zich mee. Medewerkers die extra taken op zich nemen, krijgen minder tijd om hun eigen werk goed te doen, wat leidt tot een verhoogde werkdruk, stress en een dalende productiviteit.

Daarnaast kan het constant opvangen van uitgevallen collega’s zorgen voor frustratie en demotivatie, waardoor medewerkers zich niet gehoord voelen en zelfs kunnen overwegen om de organisatie te verlaten. Bovendien kan een te hoge werkdruk op termijn juist tot méér verzuim leiden, waardoor een domino-effect ontstaat en steeds meer medewerkers uitvallen. Het is daarom cruciaal om verzuim niet simpelweg op te vangen, maar structureel aan te pakken.

1. Analyseer de oorzaak van verzuim

Verzuim is vaak een symptoom van onderliggende problemen. Daarom is het belangrijk om eerst te analyseren waarom medewerkers uitvallen. Gaat het vooral om fysieke klachten, mentale overbelasting of misschien een onbalans tussen werk en privé?

Concrete aanpak:

• Voer exitgesprekken met medewerkers die langdurig ziek zijn geweest of de organisatie verlaten.
• Analyseer verzuimcijfers: welke afdelingen en functies hebben het hoogste verzuim? Zit hier een patroon in?
• Plan structurele gesprekken met medewerkers over werkdruk en welzijn, niet alleen als er al klachten zijn.

Door verzuimdata goed te analyseren, krijg je inzicht in de echte oorzaken en kun je gericht maatregelen nemen.

2. Creëer een cultuur waarin preventie centraal staat

In veel organisaties heerst nog steeds het idee dat ziekmelden een zwaktebod is. Medewerkers wachten vaak te lang met het aangeven van klachten, uit angst dat ze als ‘niet sterk genoeg’ worden gezien. Hierdoor blijft stress en overbelasting onzichtbaar tot het te laat is.

Als HR-manager of directie kun je hier een grote rol in spelen door een cultuur te creëren waarin preventie en openheid centraal staan. Dit kan bijvoorbeeld door:

• Werkdruk bespreekbaar te maken – Moedig leidinggevenden aan om structureel te vragen hoe het met medewerkers gaat, niet alleen bij een functioneringsgesprek.
• Duidelijk te maken dat preventieve maatregelen normaal zijn – Denk aan coaching, ergonomisch advies of flexibele werktijden om stress te verminderen.
• Zichtbaar te maken dat gezondheid een prioriteit is – Laat directieleden en managers het goede voorbeeld geven door ook zelf aandacht te besteden aan een gezonde werkbalans.

Hoe veiliger medewerkers zich voelen om hun grenzen aan te geven, hoe eerder problemen kunnen worden voorkomen.

3. Zorg voor voldoende bezetting en flexibele capaciteit

Een van de grootste oorzaken van overbelasting is een structureel tekort aan mensen. Veel bedrijven wachten met het aannemen van nieuwe medewerkers tot de werkdruk onhoudbaar wordt, wat leidt tot overbelasting van het bestaande team. Een duurzame oplossing is strategisch personeelsmanagement:

• Monitor werkdruk actief – Gebruik data om te bepalen wanneer een team onder druk staat en wanneer extra capaciteit nodig is.
• Werk met flexibele inzetbaarheid – Denk aan een flexibele schil van medewerkers die kunnen bijspringen bij piekbelasting. Dit voorkomt dat een vast team steeds de druk moet opvangen.
• Anticipeer op uitval – Kijk niet alleen naar de huidige bezetting, maar ook naar trends in verzuim en verloop. Als een team structureel krap bemand is, is het geen kwestie van ‘of’ maar ‘wanneer’ de werkdruk te hoog wordt.

4. Ontwikkel een effectief re-integratiebeleid

Snelle en effectieve re-integratie kan veel problemen voorkomen. Hoe eerder een medewerker terugkeert, hoe kleiner de impact op de werkdruk van het team. Dit betekent niet dat iemand volledig moet terugkeren, maar dat er mogelijkheden zijn voor aangepast werk.

Wat werkt in een goed re-integratiebeleid?

• Begin het gesprek al vroeg: wacht niet tot een medewerker 100% hersteld is, maar kijk naar wat wél kan.
• Werk met opbouwschema’s: een geleidelijke terugkeer is effectiever dan ineens weer fulltime aan de slag gaan.
• Geef leidinggevenden een actieve rol in het proces, zodat re-integratie niet alleen door HR wordt gedragen.

Een goed re-integratiebeleid verlaagt niet alleen de druk op het team, maar verkleint ook de kans dat medewerkers opnieuw uitvallen.

5. Investeer in duurzame inzetbaarheid

De beste manier om verzuim te verlagen, is door medewerkers structureel gezond en vitaal te houden. Dit betekent meer dan alleen een goede bureaustoel of een fruitmand op kantoor. Duurzame inzetbaarheid vraagt om een langetermijn-aanpak waarbij zowel fysieke als mentale gezondheid centraal staan.

Wat kun je doen?

• Bied ontwikkelmogelijkheden aan – Medewerkers die zich kunnen blijven ontwikkelen, ervaren minder stress en meer werkplezier.
• Stimuleer beweging en ontspanning – Denk aan sportprogramma’s, ergonomisch advies en stressreductietrainingen.
• Zorg voor realistische werkdruk – Niet alleen door voldoende bezetting, maar ook door taken eerlijk te verdelen en duidelijke prioriteiten te stellen.

Gezonde medewerkers, blije medewerkers

Verzuim verlagen zonder de werkdruk op anderen te verhogen, vraagt om een slimme en strategische aanpak. Het doorschuiven van taken is een kortetermijnoplossing die uiteindelijk leidt tot méér uitval. Door structureel te investeren in preventie, bezetting, re-integratie en duurzame inzetbaarheid, kun je niet alleen verzuim verlagen, maar ook zorgen voor een gezondere, productievere organisatie. Weten waar jullie organisatie het beste kan beginnen? Neem contact op met onze artsen en wij denken graag met jullie mee.